Varsel om tilsyn?

1. Bestem dere for hvem som skal være bedriftens kontaktperson ved tilsyn. Denne personen bør følge hele prosessen fra forberedelse til slutt.

2. Svar på varselet. Bekreft at det er mottatt og om tidspunktet passer. Det er mulig å flytte avtalen hvis nøkkelpersoner ikke har anledning til å stille på oppsatt tid. Begrunn utsettelsen og foreslå gjerne alternative tidspunkt.

3. Brevet fra Arbeidstilsynet skal opplyse om hva som er hovedtema for tilsynsbesøket, hva de ønsker å se på og hva slags dokumentasjon bedriften skal legge frem.

Typiske tilsynstema kan være:

• Kontroll av virksomhetens systematiske HMS-arbeid
• Kartlegging av arbeidsmiljøet
• Risikovurdering
• Handlingsplaner
• Avvikssystem  
• Varslingsrutiner

4. Sørg for å ha all relevant dokumentasjon lett tilgjengelig. For eksempel arbeidsavtaler, overtidslister, internkontrollsystemet, opplæringsplaner av ansatte og verneombud mv.

5. La en person fra bedriften følge hele tilsynet. Verneombudet bør delta, det samme med bedriftshelsetjenesten hvis det er mulig.

6. Tilsynsbesøket avsluttes gjerne med et sluttmøte hvor Arbeidstilsynet gir en muntlig tilbakemelding. Be om et slikt møte dersom det ikke blir tilbudt og se på det som en anledning til å forebygge eventuelle misforståelser og faktafeil i den videre rapporten.

7. Dersom det er et eller flere forhold som ikke tilfredsstiller arbeidsmiljølovens krav, skal Arbeidstilsynet begrunne hvorfor det foreligger et brudd, og gjerne gi veiledning om hvordan dette kan rettes opp.

8. Etterspør utkast. Arbeidstilsynet skal normalt gi en skriftlig rapport til arbeidsgiver om resultatet av kontrollen med kopi til Verneombudet og eventuelt BHT. Du ber om utkastet for å sikre at fakta blir riktig i rapporten.

9. Varsel om pålegg. Dersom tilsynet avdekker forhold som må følges opp skal bedriften få et skriftlig varsel som også opplyser om frist for retting, samt klageadgang. Gi tilbakemelding så snart mangelen er rettet opp og be om bekreftelse på at avviket er lukket hos Arbeidstilsynet.

10. Det er lov å be om mer tid. Dersom fristen oppgitt i varselet om pålegg er for knapp, ta raskt kontakt med saksbehandler og avklar om det er behov for å sende et formelt brev med begrunnelse. 

Flere spørsmål om tilsyn eller mulige reaksjoner på avvik? Les hele saken hos Arbinn her.
Der finner du også informasjon om ikke-varslet tilsyn.